Reducir costos y aumentar ganancias es el mantra de la productividad, pero en realidad, ¿cómo medimos eso? Con KPI’s ¿KPQUÉ?

A la hora de crear una estrategia logística que nos permite realizar entregas de manera más eficiente, es importante tomar en consideración lo que se conoce con KPIs, es decir, Key Performance Indicators, estos son, como su nombre lo indica, indicadores claves que nos pueden servir para evaluar el desempeño de una u otra tarea.

Entonces, para aplicar este concepto al optimizar nuestros servicios de envío, es importante preguntarnos “¿cómo podemos medir nuestra productividad?” y, después de analizarlo brevemente, probablemente llegaremos a las mismas conclusiones: buscando valores que disminuyan el costo y tiempo de los traslados, pero esta información aún no nos dice cuales serán nuestros indicadores clave, así que tendremos que ir un poco más profundo.

Logística de última milla

Cuando hablamos de ser eficiente, normalmente pensamos en reducir gastos y aumentar ganancias, esto, en el mercado de los servicios de entrega puede enunciarse en las siguientes categorías: un menor consumo de gasolina promedio por kilómetro recorrido, entregas más rápidas, disminuyendo los tiempos de traslado, una optimización de rutas, es decir, un mejor aprovechamiento de los traslados, de manera que se recorra la menor cantidad de kilómetros para incrementar la cantidad de entregas realizadas.

Ahora, esto parece ser más fácil dicho que hecho porque, en primera instancia, nos enfrentamos a un enorme desafío: ¿cómo obtengo esta información? Se ha vuelto crucial para los administradores de cualquier empresa obtener la información clave en tiempo real que los ayude a mejorar su estrategia de una manera más informada. Es por eso que queremos platicarte cuáles son las métricas más importantes para medir tu operación:

A pesar de que existen cientos de métricas que podrías obtener de tu operación, debes identificar cuales de ellas aplican para tu negocio y son las más relevantes de tu operación de acuerdo a los objetivos o metas empresariales que te propongas. Nosotros las dividimos en tres categorías costo total de ruta, desempeño y niveles de servicio. 

Costo total de ruta: te ayudarán a determinar la cantidad de recursos destinados a tu logística de entregas ya sea en tiempo o dinero, estos son:

  • Km recorridos total
  • Rendimiento de combustible de la unidad
  • Tiempo total de ruta
  • Tiempos muertos o de espera
  • Capacidad osciosa
  • Utilización de la unidad 

Rendimiento: te ayudarán a determinar la eficiencia de la inversión destinada al proceso logístico dados los resultados obtenidos:

  • Total de entregas
  • Entregas exitosas 
  • Entregas rechazadas 
  • Entregas pendientes
  • Indicadores de desempeño por conductor (total de rutas, entregas o km realizados)
  • Tiempo promedio de servicio por entrega 

Y por último están los indicadores del nivel de servicio. El nivel de servicio de una empresa se define por el porcentaje de pedidos que una empresa es capaz de atender en un tiempo determinado. Estos indicadores te ayudarán a calcular el desempeño de toda tu operación, definir tu promesa de entrega al cliente, saber que tan bueno o malo es tu servicio de entregas e incluso determinar si tienes la capacidad o no para aceptar ciertos pedidos. 

  • Fill rate: se refiere al nivel de cumplimiento de la compañía en la entrega de pedidos completos al cliente. Se calcula de la siguiente manera: total de pedidos entregados/pedidos recibidos *100 = % fill rate. Ejemplo: 8/10 de los pedidos recibidos fueron entregados completos o 80% de los pedidos recibidos se entregaron completos.
  • In full: Entrega de pedidos completos (Este es un indicador binario 1 para pedidos completos o 0 por pedidos incompletos) Ejemplo: 8/10 pedidos se entregaron completos. 
  • On time: Entregas a tiempo (Este es un indicador binario 1 para pedidos a tiempo o 0 por pedidos a destiempo) después calculas el % del total de pedidos. Ejemplo: 7/10 pedidos fueron entregados a tiempo. 
  • OTIF: este un indicador de desempeño de la industria logística que refleja el porcentaje de despachos que llegan a tiempo (On Time), con el producto y cantidad solicitados, y al lugar indicado por el cliente (In Full) % del total de pedidos. 6/10 pedidos se entregaron a tiempo y completos o 60% de los pedidos se entregaron a tiempo y completos.
  • Lead time: Ciclo de la Orden de Compra, tiempo que transcurre entre el momento en que el cliente realiza el pedido y el momento en que éste recibe físicamente la mercancía.

 

Una vez que obtengas esta información, la siguiente pregunta es  “y ahora, ¿cómo lo optimizo?”; De nada sirve obtener las métricas e indicadores necesarios si al final del proceso no se ejecutan las acciones de mejora correspondientes. Ante los nuevos desafíos del mercado, en donde las compras digitales forman parte fundamental de la nueva normalidad la respuesta a estas dos preguntas es medir todos tus procesos y tomar acciones de mejora esto hará la diferencia entre la merma y un aprovechamiento total de la inversión.

Análisis de reportes

La implementación de poderosas nuevas tecnologías que hacen uso de herramientas de uso común, como MAP TAG permiten que tomemos todas estas previsiones en cuenta a la hora de establecer una estrategia de entrega y obtener las métricas necesarias, incluso en la última milla que es tan vital para hacer llegar a el cliente final nuestro servicio.

Así, con la simple utilización de un teléfono celular Inteligente de gama baja o media y una computadora, podemos recolectar información necesaria de nuestros indicadores de productividad y, con ello, crear estrategias que permitan aumentar nuestra productividad y reducir nuestros costos, aumentando nuestras ganancias, es por eso que nos consideramos un asistente logístico inteligente, un verdadero aliado de tu logística de entregas.